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Quelle: https://www.pexels.com/photo/person-taking-notes-at-work-2773507/

Allgemeine Informationen zur Auslagerung der administrativen Aufgaben!

Wer bereits einmal in einem Büro gearbeitet hat, der weiß, dass dieser Job bei Weitem nicht nur bedeutet hinter dem Bildschirm zu sitzen und auf die Tasten zu hauen! Obgleich die Kernaufgabe der meisten Unternehmen total auf einem anderen Gebiet liegt, spielt die Verwaltung bzw. die administrativen Aufgaben eine zentrale Rolle in jedem Betrieb.

In diesem Artikel erfahren Sie was Sie beim Auslagern Ihrer administrativen Aufgaben berücksichtigen müssen!

Welche Aufgaben zählen zum Bereich des Büroservices und der Administration?

Der lateinische Begriff „Administration“ bedeutet übersetzt „verwalten“. Dieses Wort beschreibt im Grunde ganz gut, was man unter der Administration versteht.

Zusammengefasst zählen dazu all jene Aufgaben, die im Backoffice eines Unternehmens anfallen. Neben buchhalterischen Vorgängen kommen beispielsweise die interne Revision, das Mahnwesen sowie einfacher Schriftverkehr per Post und Mail dazu.

Je nach Unternehmen können auch noch weitere Tätigkeiten anfallen. So gibt es beispielsweise kleine Betriebe, in denen die dort angestellte Person neben dem Rechnungswesen auch für das Personal zuständig ist. Ist es ein großes Unternehmen, dann teilen sich viele der administrativen Aufgaben unter den verschiedenen Abteilungen auf.

Das könnte dann wie folgt aussehen:

  • Buchhaltung: für Rechnungserstellung, Mahnwesen und Lohnberechnung
  • Personal: Verwaltung von Personalakten, Überwachung des Personalbeschaffungsweges und die Führung von Bewerbungsgesprächen
  • Empfang/Sekretariat: Erstellung von Lieferscheinen, Terminkalender von Abteilungsleitern oder Geschäftsführern überwachen und Erstellen von neuen Terminen, Telefondienst, Serienbrief-Erstellung, Recherche-Arbeiten, Organisation von Feiern usw.

Lohnt sich die Auslagerung vom Büroservice?

Das hängt immer vom jeweiligen Unternehmen ab – da die Bandbreite an den Aufgaben innerhalb des Büroservices sehr groß sind, kann es durchaus sein, dass es vom Vorteil ist, die ein oder andere Tätigkeit auszulagern.

 

Buchhaltung

Es gibt immer mehr kleinere Unternehmen, die die buchhalterischen Aufgaben auslagern möchten. Das ist auch vollkommen verständlich, da diese Tätigkeiten häufig sehr kompliziert und auch entsprechend viel Zeit erfordern. Vor allem in einem Ein-Mann-Betrieb ist es absolut empfehlenswert, sich nach einem Freelancer, der dieses Themengebiet abdecken kann, umzusehen.

Hier ist es wichtig, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, um einen professionellen Freiberufler oder eine kompetente Agentur zu finden, die sich auch damit auskennen.

Wenn diese Punkte auf Sie zutreffen, dann könnte eine Auslagerung auch bei Ihnen Sinn ergeben:

  • Sie haben keine Lust und keine Zeit, sich dauerhaft mit den neuesten Gesetzesänderungen herumzuschlagen und sich ständig dazu zu informieren?
  • Der gesamte Themenbereich rund um die MwSt. und die anderen Steuern bereitet Ihnen Magenschmerzen und ehrlich gesagt möchten Sie keine Minute daran denken?
  • Sie haben bereits in der Schule das Fach Betriebswirtschaftslehre nicht gemocht und wollten nichts über verschiedene Bilanzierungsregeln wissen?
  • Haben Sie überhaupt genügend Aufgaben für einen fix eingestellten Buchhalter oder würde dieser einige Stunden nur herumsitzen und nicht wissen was tun?
  • Sie möchten Ihr Unternehmen ordentlich und gesetzeskonform führen und dazu gehört in Ihren Augen auch eine sauber geführte Buchhaltung?
  • Sie sind eine Person, die zwar in anderen Bereichen wie beispielsweise Marketing oder im Verkauf gut ist, aber die Genauigkeit, die es in der Buchhaltung braucht, fehlt Ihnen?
  • Sie haben keine Lust sich mit Kassenbon und Kassenbuchführung auseinanderzusetzen?

Wenn Sie sich in mehreren dieser Punkten wiederfinden, dann könnte es sehr sinnvoll sein, dass Sie Ihre Buchhaltung auslagern. Vor allem für Einzelunternehmer ist dies eine ideale Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren.

Das könnte Sie auch interessieren: https://unternehmen.focus.de/buchhaltungssoftware.html.

 

Personalbeschaffung

Dieser Bereich wird zwar nicht so häufig ausgelagert wie die Buchhaltung – ist aber dennoch möglich. Suchen Sie beispielsweise einen neuen Leiter Ihrer Verkaufsabteilung und haben Sie keine Zeit, hunderte von Bewerbungsunterlagen durchzusehen oder eine Anzeige im Internet zu schalten? Dann kann eine Auslagerung des Personalwesens sehr wohl Sinn ergeben.

So gibt es zum Beispiel Personalvermittlungsagenturen, die Ihnen dabei helfen, geeignetes Personal in einem bestimmten Bereich zu finden. Sie brauchen nichts weiter tun, als die passende Agentur zu verständigen und all die Informationen zur offenen Stelle durchzugeben. Den Rest macht dann die Personalvermittlungsagentur.

So zahlen Sie natürlich einen bestimmten Betrag an diese Agentur – aber danach fallen keine weiteren Kosten an. Haben Sie hingegen einen fixen Mitarbeiter, der diese Aufgabe zwar ordentlich übernimmt, müssen Sie diesen weiterhin bezahlen und auch genügend Arbeitsauslastung zur Verfügung stellen.

Natürlich ist die Personalabteilung als solche auch noch für andere Aufgabenbereiche zuständig – so verwalten diese die Akten, die Krankmeldungen usw.

Diese Aufgaben könnten Sie in dem Fall auch an einen geeigneten Freelancer outsourcen, da aufgrund des immer größer werdenden Interesse der Unternehmen, sich viele Personen selbstständig machen und diese Dienstleistungen im Bereich des Personalwesens auf einer Freelancer-Basis anbieten.

 

Allgemeine administrative Aufgaben

So fallen in einem Unternehmen natürlich mehr als nur das Personalwesen sowie die Buchhaltung an. Wer als Geschäftsführer eines mittelständischen oder kleinen Unternehmen keinen fixen Mitarbeiter am Empfang oder im Büroservice anstellen möchte, der kann hier auch zu einem Freelancer greifen. Es gibt genügend tolle Agenturen, die sich auf Telefonservice, Korrespondenz per Mail und Post sowie Rechnungserstellung spezialisiert haben.

Diese Positionen sollten Sie vor allem dann auslagern, wenn Sie ein Ein-Mann-Unternehmen sind und keine Zeit für diese Aufgabenbereiche haben.

Im Prinzip ist es egal, wie groß Ihr Unternehmen ist – es geht darum, herauszufinden, ob es sich lohnt oder nicht.

 

Was spricht für die Auslagerung?

In wenigen Sätzen möchten wir noch auf die Vorteile einer Auslagerung eingehen:

  • Sie sparen Kosten, da Sie keine fixen Mitarbeiter einstellen müssen und die Freelancer bzw. Agenturen flexibel einsetzbar sind.
  • Als Unternehmer können Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich nicht mit den Aufgaben des Büroservices herumschlagen.
  • Mithilfe von externen Kräften schaffen Sie es die Buchhaltung und das Personalwesen sauber und ordentlich zu managen.

 

Fazit!

Die Auslagerung des Büroservice ist eines der beliebtesten Bereiche, die ein Unternehmen auslagern kann. Wichtig ist, dass Sie immer schauen und nachprüfen, ob sich die Auslagerung lohnt.