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Quelle: https://www.pexels.com/photo/six-woman-standing-and-siting-inside-the-room-1181622/

Unabhängig davon wie groß ein Unternehmen ist, muss sich jeder Betrieb mit den verschiedenen bürokratischen Aufgaben herumschlagen.

Es sollte jedem klar sein, dass diese Tätigkeiten in ihrem Energie- sowie auch Zeitaufwand nicht zu unterschätzen sind.
Das Problem an diesen Aufgaben ist, dass sie zwar indirekt mit der Tätigkeit des Betriebes zusammenhängen, aber größtenteils dann doch nichts mit der eigentlichen Kernaufgabe zu tun haben.


Ist es sinnvoll, wenn Sie Bürotätigkeiten auslagern?

Diese Frage muss sich jeder Betrieb selbst stellen und kann auch nicht pauschal beantwortet werden. Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, solche Aufgabenbereiche auszulagern, die viel Zeit in Anspruch nehmen und leicht outgesourct werden können.

Lagern Sie bestimmte Aufgaben aus, kann dies interne Ressourcen schonen und der Fokus kann auf dem Kerngeschäft beibehalten werden.

 

Die Hauptgründe sind:

  • Fixkosten senken
  • Größere Flexibilität, falls mal weniger Aufgaben anfallen
  • Keine Kosten für den Arbeitsplatz (kein PC, Software usw.)

     

Die beliebtesten Arbeiten, die innerhalb der Bürotätigkeit ausgelagert werden sind folgende:

  • Telefonannahme
  • Email- und Postverkehr
  • Recherchearbeiten
  • Buchhaltung und alles was damit einhergeht
  • Marketing
  • Ablage von Dokumente/Rechnungen usw. (organisatorische Aufgaben)

     

Was müssen Sie beim Outsourcing der Bürotätigkeiten beachten?

Zuallererst ist es für jeden Unternehmer sinnvoll erstmal zu überprüfen, ob durch die Auslagerung das Ziel des Betriebs leichter erreicht werden kann und ob die positiven Seiten überwiegen.

Der Aufwand bei der Auslagerung sollte demnach so gering wie möglich sein. Vermeiden Sie es auf jeden Fall neue Freelancer oder andere Firmen mit ins Boot zu holen, wo nachher der Ablauf gestört wird oder noch größere Kosten verursacht werden.

 

Folgender Punkt ist bedeutend:

Erstellen Sie sich eine übersichtliche Kalkulation, die die Kosten enthält, die mit einem normalen Angestellten anfallen würden im Vergleich zu einer extern arbeitenden Person. Wichtig ist, dass Sie alle Kosten einberechnen, die vor, während und nach der Auslagerung anfallen.

 

Folgende Fragen könnten Ihnen helfen!

  • Wollen Sie Tätigkeiten auslagern, die stets anfallen oder nur einmal?
  • Wie lange dauert die Einarbeitung in das Aufgabengebiet und lohnt sich das?
  • Ist es für Sie als Unternehmen gut, wenn diese (oftmals vertraulichen) Informationen nach außen gelangen?
  • Wie gestaltet sich der Informationsaustausch? Ist er sehr kompliziert oder kann er leicht über das Telefon durchgeführt werden?
  • Wäre die interne Bearbeitung mit sehr hohen Zusatzkosten bzw. mit sehr viel Zeit verbunden? Oder würde es sich sogar lohnen, dafür einen anderen internen Mitarbeiter zu beauftragen?
  • Welche Tätigkeiten sind sinnvoll auszulagern und welche nicht so?

     

Kompetenten Freelancer oder Agentur finden

Dadurch, dass das Auslagern immer mehr an Bedeutung gewinnt, finden Unternehmen auf bestimmten Facebook-Gruppen oder anderen Foren genügend Freelancer, Virtuelle Assistenten oder ganze Agenturen, die diese Aufgaben übernehmen.

Falls Sie sich sicher sind, dass Sie bestimmte Arbeitsbereiche auslagern möchten, ist es unbedingt notwendig, dass Sie sich genügend Zeit dafür nehmen, um sich in Facebook-Gruppen oder anderen Foren umzusehen.

Trotz der großen Auswahl sind natürlich immer wieder auch Personen dabei, die zwar in Ihrer Ausschreibung toll von sich erzählen, aber im Endeffekt dann nicht zuverlässig arbeiten.

 

Gute Tipps zum Finden der richtigen Person!

  • Achten Sie auf die Stellenausschreibung bzw. auf das Profil der Person
  • Bei der Kontaktaufnahme können Sie sich schon einen ersten Eindruck der Person machen (Meldet sie sich regelmäßig, antwortet sie auf Ihre Fragen, ist sie zuverlässig usw.)
  • Direkte Fragen stellen (Jeder Unternehmer hat seine Vorstellungen wie ein Freelancer sein und wie die Arbeit ausgeführt werden sollte – sprechen Sie Ihre Ansichten sowie Wünsche offen an und schauen Sie wie die andere Person reagiert).
  • Kennenlerngespräch per Skype, Zoom oder Telefon (Damit Sie sich wirklich einen guten Eindruck erhalten können, vereinbaren Sie ein Gespräch. So sehen Sie die andere Person vielleicht sogar live über den Bildschirm und können all die Themen, die Ihnen auf der Seele brennen ansprechen).
  • Erklären Sie offen, was in Ihrem Betrieb zu tun ist und erkundigen Sie sich danach, ob die andere Person dafür geeignet ist (Kompetenzen, Erfahrung, Ausbildung, Referenzen usw.)
  • Klären Sie auch die Stundenanzahl sowie den Preis ab (Es bringt Ihnen nichts, wenn die andere Person zu wenig Zeit für Sie zur Verfügung hat. Daneben ist auch die Absprache des Preises sehr wichtig.)
  • Bei der endgültigen Entscheidung auf das gute Bauchgefühl vertrauen (Das ist zwar ein alter Tipp – aber hilft oftmals ungemein, die richtige Entscheidung zu treffen).

 

Fazit!

Bei der Auslagerung der Bürotätigkeit geht es in erster Linie darum, sich ein Bild zu machen, ob es Sinn ergibt oder nicht. Am besten ist es, wenn Sie all die Kosten durchkalkulieren und sich dann auf die Suche nach einer geeigneten Person machen.

Im Zweifelsfall hören Sie bei der Entscheidung immer auf Ihr Bauchgefühl.