Welche Bereiche können erfolgreich ausgelagert werden? Die besten Tipps!

Welche Bereiche können erfolgreich ausgelagert werden? Die besten Tipps!

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Unternehmer wissen über die Bedeutung der verschiedenen Abteilungen in einem Betrieb gut Bescheid und sind sich auch im Klaren, dass in den verschiedenen Abteilungen kompetentes Personal eingestellt werden muss, das natürlich auch seine Kosten hat.

Die Auslagerung kann auch dann sinnvoll sein, wenn Ihr Unternehmen neue Bereiche dazu nimmt und Ihnen hier das Fachpersonal fehlt. Ein neuer Angestellter kostet entsprechend viel Geld und verursacht häufig mehr Kosten, als wenn Sie sich für das Outsourcing entscheiden würden.

Abteilungen und Arbeitsbereiche, die erfolgreich ausgelagert werden können!

Grundsätzlich können nicht nur große Firmen spezielle Aufgabenbereiche auslagern, sondern auch Einzelunternehmer oder Freelancer, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten.

Es empfiehlt sich Arbeiten auszulagern, die

  • regelmäßig anfallen und sehr zeitaufwändig sind, aber wenig Kompetenzen erfordern
  • häufig anfallen, sehr viel Zeit erfordern und nur von gut ausgebildetem Fachpersonal durchgeführt werden können
  • einfach sind und sehr kostengünstig ausgelagert werden können.

Wenn Sie sich diese drei Punkte ansehen, dann merken Sie, dass Sie theoretisch eigentlich fast alle Aufgaben auslagern können, die für Sie wichtig sind, aber zu zeitintensiv oder zu teuer sind, wenn Sie dafür extra Personal anstellen.

 

Recherchearbeit

In fast jedem Unternehmen fallen einfache, aber sehr zeitaufwändige Recherche-Arbeiten an – egal, ob es darum geht, neue Kunden zu gewinnen, die besten Angebote für Firmenreisen oder günstige Lieferanten zu finden.

Wenn Unternehmen das so organisieren, dass es ein festangestellter Mitarbeiter macht, dann bedeutet das, dass diese Person sehr viel Zeit hineininvestieren muss und dabei sicherlich die wichtigen Aufgaben liegen bleiben.

Entscheidet sich der Betrieb hingegen diese einfache Tätigkeit auszulagern, dann können sich die kompetenten Mitarbeiter auf ihre wesentlichen Aufgaben fokussieren.

 

Social-Media und alles, was zum Marketing gehört

Damit ein Unternehmen in der heutigen Zeit noch erfolgreich ist, sollte es sich unbedingt Gedanken über einen seriösen und authentischen Internetauftritt auf den Social-Media-Apps machen. Facebook, Instagram, eine ansprechende Homepage, ein Newsletter und eventuell auch ein Channel auf Youtube gehören mittlerweile zu einem erfolgreichen Unternehmen dazu.

Dadurch, dass es dafür noch wenig geschultes Personal gibt, eignen sich auch hierfür sogenannte Virtuelle Assistenten, die Ihnen genau bei diesen Aufgaben kompetent zur Seite stehen können. Auf diesen Plattformen geht es nicht darum, möglichst viel Werbung zu machen, sondern zukünftige Kunden von der eigenen Kompetenz zu überzeugen und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie als Unternehmen ein starker Ansprechpartner sind. Dieses Vorhaben gelingt nur dann, wenn Sie den Kunden hochwertige Inhalte und hilfreiche Tipps geben.

Dies braucht natürlich sehr viel Zeit und Zeit ist mangelndes Gut, das viele Unternehmer nicht mehr haben. Je nach Typ des Betriebs kann in diesem Fall eine Auslagerung sehr sinnvoll sein.

Allgemeine Bürotätigkeiten

Sie als Unternehmer wissen, wie viel Arbeit die Bürokratie macht und dass dies sehr viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt.

Zu den allgemeinen Bürotätigen gehören:

  • Telefonannahme
  • Email- und Postverkehr
  • Rechnungen und Lieferscheine schreiben
  • Zahlungseingänge überwachen
  • Personalaufgaben (Personalakten führen, verwalten, Arbeitsverträge ausstellen)
  • Sitzungsprotokolle anfertigen

Je nach Unternehmenstyp können viele Bürotätigkeiten ganz leicht ausgelagert werden – vor allem Buchhaltung sowie der Telefondienst werden sehr gerne ausgelagert.

 

Telefonservice

In der Regel arbeiten fast alle Unternehmen mit Kunden zusammen, die sie nicht nur per Mail, sondern auch per Telefon kontaktieren. Täglich kommen zig Anrufe in der Zentrale eines Unternehmens herein, die erstmal an die richtige Person weitergeleitet werden müssen. Dadurch, dass eine Firma auch nur bestimmte Öffnungszeiten hat, verlaufen die Anrufe außerhalb dieser ins Leere.

Jeder, der bereits einmal bei einem Betrieb angerufen hat und dringend eine Information haben möchte, weiß wie ungut das ist, wenn man auf den Montag oder den nächsten Tag warten muss.

Aus diesem Grund gibt es immer mehr Call-Center oder Agenturen, die diese Aufgaben für Sie übernehmen können – so ist Ihr Unternehmen für 24/7 erreichbar.

Unternehmen können sich entscheiden, ob sie nur einen Teilbereich des Telefonservices oder die gesamte Telefonannahme auslagern möchten.

Grundsätzlich kann das Outsourcing eines Teilbereichs viel leichter umgesetzt werden. Haben Sie beispielsweise ein Handelsunternehmen, wäre es eine gute Idee nur die Bestellvorgänge auszulagern oder Terminvereinbarungen mit Neukunden oder Lieferanten.

 

Buchhaltung

Viele Unternehmen verzweifeln bei der Buchhaltung und sind deshalb sehr froh, wenn Sie dies auslagern können. Mittlerweile gibt es genügend kompetente Freelancer, die diese Arbeiten sorgfältig erledigen können.

 

Fazit!

Es gibt viele Unternehmen, die sich viele Kosten ersparen könnten, wenn sie gewisse Teilbereiche auslagern würden. Ein wichtiger Punkt, den Sie sich immer Auge behalten sollten ist, dass der Vorteil der Auslagerung auch damit einhergeht, dass Sie sich das Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld sowie Krankengeld eines eventuell neu eingestellten Mitarbeiters ersparen und sich Ihre Mitarbeiter auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Alles zum Thema Outsourcing – die wichtigsten Infos!

Alles zum Thema Outsourcing – die wichtigsten Infos!

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Ein Unternehmen besteht grundsätzlich aus verschiedenen Abteilungen, welche verschiedene Aufgaben übernehmen und für bestimmte Arbeitsabläufe zuständig sind.

Für bestimmte Firmen kann es interessant sein, gewisse Arbeitsschritte nicht mehr selbst zu übernehmen, sondern auszulagern.

Outsourcing – was bedeutet das?

Der Begriff Outsourcing kommt aus dem Englischen und setzt sich aus den Wörtern outside, resource und using zusammen. Zusammengefügt heißt es dann so viel wie, dass ein Unternehmen externe Mitarbeiter, ein anderes Unternehmen oder einen Freiberufler engagiert, bestimmte Aufgaben oder Arbeitsschritte zu übernehmen.

Grundsätzlich ist es eine Unternehmensstrategie, bei der einzelne Leistungen, interne Prozesse sowie Teilbereiche nicht mehr selbst erbracht werden.

 

Was sind die Gründe, die für das Auslagern bestimmter Abläufe sprechen?

Kosten sparen

Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Handwerksbetrieb ist und sich mit Marketingstrategien und anderen IT-Bereichen nicht auskennt, dann kann es für diese Firma sehr hilfreich sein, einen externen Mitarbeiter zu engagieren oder sogar eine Marketing-Agentur zu beauftragen, die eigene Homepage zu erstellen und stets aktualisiert zu halten sowie die Social-Media-Kanäle zu befüllen und die eigene Internetpräsenz zu erweitern.

Müsste sich die Firma selbst um diese Angelegenheiten kümmern, würde nicht nur sehr viel Zeit draufgehen, sondern auch viele Kosten. Dafür müssten interne Mitarbeiter entweder umgeschult oder neue Mitarbeiter eingestellt werden. Mit der Beauftragung von einer externen Firma können Kosten gespart werden.

 

Bessere Leistung

Wie im vorherigen Beispiel bereits angesprochen, kann eine Firma einen anderen Betrieb oder einen Freelancer engagieren, der die Aufgaben zu vollster Zufriedenheit erledigen kann.

Als Unternehmer muss natürlich geschaut werden, an wem man sie auslagert und ob diese kompetent sind.

Wenn Unternehmer es geschickt anstellen, dann profitieren sie nicht nur von einer riesengroßen Kosteneinsparung, sondern auch von einer hochqualitativen Leistung durch externe Hände.

 

Fokus auf die Kerngeschäfte

Mit Outsourcing beschäftigen sich nicht nur große Konzerne, sondern auch kleine Einzelunternehmer, die häufig sogar nur für sich alleine arbeiten.Um auch hier nicht alle einzelnen Schritte selbst durchführen zu müssen, entscheiden sich viele Selbstständige ein paar Arbeitsschritte in die Hände einer anderen Person zu geben.

Der häufigste Grund ist dabei meist, dass sie dadurch den Fokus weiterhin auf ihre eigenes Kernbusiness richten können. Kleine Unternehmer wachsen oftmals innerhalb kürzester Zeit und im Handumdrehen ist man als Selbstständiger mit all den Aufgaben überfordert.

Statt jemanden direkt einzustellen und sich dahingehend zu vergrößern, entscheiden sich Unternehmer externe Arbeitskräfte mit ins Boot zu holen. Vor allem Buchhaltung und die Social-Media-Betreuung werden häufig ausgelagert, da hier viel Zeit verloren geht.

Würde man nun in genau die Bereiche viel Zeit und Energie hineinstecken, dann bleiben nur mehr sehr wenige Kapazitäten, das eigene Unternehmer weiterzubringen und sich auf die Kerngeschäfte zu fokussieren.

Nachteile vom Outsourcing

Erhöhte Kommunikation

Der Unternehmenserfolg hängt unter anderem auch von der Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeiter ab. Häufig gibt es bereits intern Schwierigkeiten. Je mehr Abteilungen nun ausgelagert werden, desto höher ist auch der Kommunikationsaufwand.

Vor allem, wenn Bereiche ausgelagert werden, in denen sehr präzise und nach strengen Richtlinien gearbeitet werden muss, kann dies manchmal sehr mühsam sein.

Mitarbeiter werden nicht mehr weitergebildet

Wenn ein Unternehmer so ausgerichtet ist, dass es bei jeder Neuerung bzw. bei jeden neuen Arbeitsschritten neue Freelancer oder eine andere Agentur sucht, dann werden die Mitarbeiter natürlich nicht mehr weitergebildet.

 

Kurze Zusammenfassung über die wichtigsten Vor- und Nachteile!

Vorteile:

  • Kostenersparnis
  • Unternehmen sparen sich Zeit, da sie nicht die Mitarbeiter neu einarbeiten muss
  • Unternehmen sind flexibler (wenn viel Arbeit ist, dann lagern sie viel aus; sind wenige Aufträge dann engagieren sie zu dieser Zeit keine externe Agentur/Freelancer)

 

Nachteile:

  • Durch das Outsourcing ist ein Unternehmen von einer externen Quelle abhängig (arbeitet diese nicht gut oder kündigt sie den Auftrag, dann kann dies schlimme Folgen haben)
  • Wenig Ausbildung für die Mitarbeiter
  • Das Team wird immer kleiner (da mehr Schritte ausgelagert werden)
  • Vertrauen kann missbraucht werden (lagert ein Unternehmen beispielsweise die Buchhaltung oder sonstige heikle Bereiche aus, dann kann passieren, dass vertrauliche Daten weitergesagt werden)

 

Fazit!

Outsourcing ist voll und ganz in der Unternehmenswelt angekommen. Es gibt so viele Betriebe, die sich dafür entscheiden, gewisse Arbeitsschritte, Aufgaben oder interne Prozesse auszulagern.

Natürlich gibt es hier einige Vor- und Nachteile, die jedes Unternehmen für sich selbst abwiegen muss.